Service - Bereit für die QR-Rechnung / Schwyzer Kantonalbank

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Bereit für die QR-Rechnung

27.5.2020 - 11:55

Ab dem 30. Juni 2020 werden die heute verwendeten roten und orangen Einzahlungsscheine kontinuierlich abgelöst. Die Chrütli GmbH und die Pasta AG bereiten sich frühzeitig auf den Wechsel vor. Denn neu wird ein schweizweiter Einheitsbeleg mit QR-Code eingeführt – die QR-Rechnung.

Aus Sicht des Zahlungspflichtigen:

Für die Chrütli GmbH ist der Stichtag 30. Juni 2020 relevant, denn sie bezahlt ihre Rechnungen mit einer Zahlungserfassungssoftware. Ab diesem Datum werden die ersten QR-Rechnungen zur Bezahlung eintreffen. Aufgrund der Übergangsphase werden aber auch weiterhin bestehende Einzahlungsscheine eingehen. Somit müssen nach dem Stichtag neue und alte Belege erfasst und bezahlt werden können.

Neue Lesegeräte notwendig

Um die Einzahlungsscheine für die weitere Bearbeitung mit der eigenen Software elektronisch zu erfassen, benutzt die Chrütli GmbH schon lange ein Scangerät. Dieses kann jedoch keine QRCodes lesen. Da die Firma auch zukünftig eine automatisierte Erfassung für die Zahlungserfassungssoftware wünscht, muss sie ihr Gerät erneuern. Auf dem Markt sind verschiedene Geräte verfügbar, welche alte und neue Belege erfassen können. Zahlungen, die direkt ins E-Banking oder ins Mobile Banking eingegeben werden, benötigen kein separates Scangerät, da die SZKB-App mit der Scanfunktion aufgerüstet wird.

Prüfen, ob Update nötig ist

Die Chrütli GmbH möchte weiterhin mit ihrer bestehenden Zahlungserfassungssoftware arbeiten und klärt nun bei ihrem Softwarehersteller, ob die verwendete Version schon für die Erfassung der QRBelege bereit ist oder ob noch ein Update vollzogen werden muss. Wenn die Software den Status QR-ready «lesen» aufweist, werden alle Datenfelder im Zahlungsfile korrekt befüllt, und das File kann wie gewohnt an die Bank zur Zahlung übermittelt werden. Nach diesen Vorbereitungsarbeiten sieht die Chrütli GmbH der erstmaligen Bezahlung einer QR-Rechnung gelassen entgegen.

Aus Sicht des Rechnungsstellers:

Die Pasta AG fakturiert heute mit orangen Einzahlungsscheinen und bedruckt diese selbst. Im Gegensatz zur Zahlungserfassung muss die Rechnungsstellung im Debitorenbereich noch nicht per Stichtag umgestellt sein. Allfällig noch vorrätige Einzahlungsscheine kann die Pasta AG weiterhin bedrucken und versenden. Während der Übergangsphase besteht genügend Zeit, die Fakturierung den neuen Gegebenheiten anzupassen.

Frühzeitige Planung sorgt für Klarheit

Rechnungssteller, welche die Einzahlungsscheine heute vorgedruckt bei ihrer Bank beziehen, können nach dem Stichtag nur noch die neuen Belege bestellen. Daher empfiehlt die SZKB, die Planung für die Umstellung der Fakturierung frühzeitig anzugehen und sich über die neuen Möglichkeiten zu informieren. Allenfalls besteht die Chance, auf einen anderen Einzahlungsscheintyp zu wechseln, bestehende Prozesse zu vereinfachen und diese zu automatisieren.

Ready für QR-Rechnung

Die Pasta AG wird weiterhin mit Referenznummer fakturieren und die Zahlungen automatisiert verarbeiten. Somit muss sie ein Update der bestehenden Buchhaltungssoftware auf QR-ready «schreiben» durchführen. Nach dem Update prüft die Pasta AG, ob die Avisierungsfiles für den automatischen Abgleich mit der Bank bereits im Format «camt.054» bezogen werden. Sonst muss sie dies noch in der Software aktivieren. Anschliessend erfasst das Unternehmen die QR-IBAN (nur bei Fakturierung mit Referenznummer) in der Software und stellt das System auf «Fakturierung mit QR-Rechnung» um. Nun ist man bereit für die erste Rechnungserstellung. Die QR-Rechnung wird auf perforiertes weisses Papier gedruckt, welches im Fachhandel erhältlich ist.. Nach dem ersten Zahlungseingang aus einer QRRechnung prüft die Pasta AG die Verbuchung in der Buchhaltungssoftware. Daraufhin ist die Umstellung der Fakturierung erfolgreich vollzogen.

Mehr Informationen unter:
www.szkb.ch/hzs

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